Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat!
Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

 

 

Gravierende Folgen für Unternehmen

Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen.

Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt.

Wer nicht handelt, wird gravierende Folgen auf sich nehmen müssen.

 

Wer muss archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren.

Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe!

Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist,

insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

 

Wann wird der Verstoß meist entdeckt?

Meistens müssen Unternehmen aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem Unternehmen,

mit dem Geschäfte gemacht werden, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäften zurückgreifen.

Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfung sind deshalb ein besonderer Auslöser zur Prüfung der Archivierung.

Oftmals melden auch unzufriedene Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt. Wichtig: Das kann auch Jahre später passieren!

Das heißt konkret:
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden!

 

 

Bei produzierenden Unternehmen kann auch die Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung einen Rückgriff auf alte Geschäftsunterlagen erforderlich machen.

Nur bei vorhandenen Unterlagen können Unternehmen beweisen, dass sie beispielsweise Steuern ordnungsgemäß bezahlt oder Produkte wie vereinbart produziert haben

 

Wie muss archiviert werden?

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

 

Rechtssicher archivieren mit der Securepoint E-Mail-Archivierung (UMA)

Mit dem Securepoint UMA sind Unternehmen grundsätzlich auf der sicheren Seite, denn die Signierung von elektronischen Dokumenten und E-Mails mit qualifizierten Zeitstempeln führt zu einer „GoBD” sowie „BSI TR 03125” konformen Archivierung nach höchsten Standards. Prüfen Sie ebenfalls, ob Ihre bestehende Archivlösung beide Bereiche abdeckt

 

 

 

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